ノートパソコンが購入できる助成金の申請って大変??実際に申請してみた!

ノートパソコンが購入できる助成金があるのをご存じでしょうか?
以前記事で紹介しましたが、多様な働き方への取り組みのひとつとして、東京都で行っている助成事業で、在宅ワークやリモートワークなどテレワークの制度と環境を整えるための設備投資でもらえる助成金があります。
補助金ポータル:知らなかった!ノートパソコン購入で助成金がもらえるなんて!~在宅ワークでもらえる助成金~
※テレワークは、在宅勤務、モバイル勤務、リモートワークなど、会社外で業務を行う総称です。

多用な働き方をするための助成金制度はほかにもありますが、ノートパソコンやスマホなどの端末購入に関しては助成対象外になること多いです。
もし購入をご検討の場合はこの機会に申請してみてはいかがでしょうか。
今回、実際にこの助成金を申請した企業様を例に、申請方法や注意点などを出来るだけわかりやすくまとめてみました。

ノートパソコンがもらえるのはどんな助成金??

では、まず今回の助成金のおさらいです。

助成金名:女性の活躍推進等職場環境整備助成金


この助成金は2種類あり、1つ目は、女性が働く環境を整えるためのトイレや更衣室などの整備でもらえる助成金と、2つ目はテレワークの環境整備でもらえる助成金です。

今回、ノートPCの購入の申請ができるのは、2つ目のテレワークの環境整備を整える助成金で名称は「(2)多様な勤務形態の実現事業」です。
なお、助成金名に「女性の活躍推進」と『女性』全面に押し出されてますが、(2)の多用な勤務形態の実現事業については、男女は問いません。

助成事業内容

テレワーク(在宅勤務、モバイル勤務、リモートワーク)を実現するための、情報通信機器などを導入し、多様な勤務形態ができるよう環境整備することを目的にした事業が対象です。

助成対象者

常時雇用する労働者が2名以上かつ6ヵ月以上継続雇用しており、都内で事業を営んでいる中小企業等(社団、財団、個人事業主等を含む)であること。
※中小企業区分内でも、従業員数が300名以上の場合は対象外なのでご注意ください。

助成対象経費

対象となる経費は在宅勤務、モバイル勤務、リモートワークなど多用な働きができる環境にするための情報通信機器などの導入にかかる経費です。

・モバイル端末等整備費用←ノートPCや携帯の購入などが利用できます
・ネットワーク整備費用
・システム構築費用
・関連ソフト利用料
・上記環境構築を専門業者に一括委託する経費
・機器導入前後のコンサルティング費用

助成額

助成率1/2、上限250万円

申請期間

平成30年3月30日(金曜日)

申請必要書類

書類はA~Cすべて揃えてください。

A:事業計画書兼支給申請書および誓約書
HPから以下①②のフォーマットをダウンロードします。
①事業計画書兼支給申請書(様式第1号)・・・原本1部
②誓約書(様式第2号)・・・原本1部・・・原本1部
ダウンロードページ

B:確認書類
③雇用保険被保険者資格取得等確認通知書(事業主通知用)(労働者2名分)・・・写し1部
※都内勤務で雇用保険加入期間が6カ月以上の労働者2名分

④就業規則(労働基準監督署の届出印のあるもの)・・・写し1部
⑤会社案内または会社概要(ホームページの写しなど)・・・原本1部
⑥商業・法人登記簿謄本(履歴事項全部証明書)・・・原本1部
※発行日から3カ月以内
⑦印鑑登録証明書・・・原本1部
※発行日から3か月以内
⑧法人都民税・法人事業税の納税証明書・・・原本1部
※申請時点で、直近が到来しているもの
※個人事業主は、個人都民税か個人事業税の納税証明書
※納税義務がない場合、事業開始届か青色申告書の写しなど、課税されない理由がわ
かる書類

C:実施する内容が分かる書類
⑨在宅勤務に関する規定を就業規則とは別に定めている場合は提出・・・写し1部
⑩システムやネットワークの構築図・・・原本1部
⑪コンサルティング依頼先選定理由書・・・原本1部
※コンサルティングを利用する場合のみ
⑫複数業者(最低2社以上)の見積書・・・写し1部

詳細はPDFのP20~21をご確認ください。
申請必要書類詳細

実際の申請の流れとワンポイントアドバイス


上記要件に沿って実際に申請を進めてみました。
今回は、在宅者用のPC10台と、営業が外出先や自宅で仕事するためのPC 10台の計20台の申請です。

申請の流れ

1、まずは何を何台購入するのかを決めて見積りをとる

申請総額が30万円を超える場合は、相見積りが必要です。

2、テレワーク用の就業規則の作成

今回は、すでに就業規則の届け出はしているものの、テレワークが盛り込まれていないため、新たに作成しました。
もし、就業規則がなかったり、労働基準監督署届け出をしていない場合は対応しておいてください。

3、Aの事業計画書と誓約書を作成

事業計画書は、以下P33から分かりやすいがあるので同じように書いていけば問題ありません。
申請必要書類詳細

<ここがポイント>

日付けについて

・事業計画書兼支給申請書と誓約書の日付けは東京しごと財団に書類を提出する日付けにしてください。
・助成事業実施予定期間は、最長平成31年3月31日まで、月額のシステムやリースの場合は、その間に利用した分までが補助を受けられます。
すべて購入する場合は、実施期間は短めにして実績報告をすればその分入金も早められます。
注意点としては、記載された実施期間より前倒しで実績報告はできますが、期間+1カ月を過ぎたらNGです。
実施予定期間は、長めにとっておくのが良さそうです。
また、申請から支給決定まで1カ月ほどかかるため、実施予定期間のスタート日は、提出予定の日から1カ月後にしておきましょう。

その他

・誓約書のチェック項目の下部に記載されている以下記述は、テレワークの取り組みとは関係がないので、「該当なし」と記入します。
「女性の活躍推進事業」を実施する場合、助成事業の終了した会計年度終了後5年間は移転しないこ とを誓約します

4、Cの実施する内容が分かる書類の作成

⑨の「在宅勤務に関する規定を就業規則とは別に定めている場合は提出」は、
テレワーク用の就業規則を定めてない場合もあるので、その場合は別途作成が必要です。
もし、雛型がない場合は以下厚生労働省が作成している作成の手引きのP24~を参考にしてください。
参考「16 テレワークモデル就業規則~作成の手引き~」

⑩「システムやネットワークの構築図」は、ノートPC購入だけでも必ず必要です。システムは今回導入しないよ、という方も必ず必要なので以下画像を参考に作成してください。
在宅が●名、リモート環境で●名、など申請内容に合うように作成してください。

⑫「複数業者(最低2社以上)の見積書」は、総額で税込30万円以上を超える場合は、各相見積りが必要です。購入単価が30万円以下だからと1社分の見積りしかないと2度手間になるのでご注意ください。
相見積りは同等のスペックのPCで取ります。申請金額は必ず安い価格の見積り金額を書いてください。発注もそこに依頼します。

<ここがポイント>

見積について

・見積りがないと事業計画書がかけないので、早めに相見積りを業者に依頼しておいた方が良いです。
・見積依頼をするとき、見積有効期間が1カ月の業者が多いと思いますが、審査では1カ月ほどかかるため、その間に見積りの有効期限がきれないように、60日とか90日など長めにとってもらうと良いです。

購入額と購入品について

・機器を購入する場合は、1台につき10万以下(税込)のものが対象。10万円以上の機器を購入したい場合は、リース契約であれば対象になります。
・購入の場合中古品はNGなのでご注意ください!
・30万円を超える場合は、コンサルティングを依頼する費用も相見積りが必要で、すべて見積りを2社以上の見積りを準備しておくことがいいですね。

5、Bの確認書類準備

ほか書類がそろったタイミングで役所に取りにいきます。

上記書類が揃ったら申請です。

6、申請

申請は東京しごと財団の受付窓口にいく必要があります。
予約制なので提出書類が揃ったら電話をして訪問日の予約をしましょう。

【申請窓口】
 公益財団法人 東京しごと財団 雇用環境整備課
 電話番号:03-5211-2397
 〒102-0072
 所在地:千代田区飯田橋2-6-6 ヒューリック飯田橋ビル4階
 受付時間:9時30分~16時00分(12時00分~13時00分を除く)

窓口で書類に不備がないかチェックしてもらいます。
不備があった場合は、出しなおしです。
再提出の場合は、訪問する必要はなく、必要書類を郵送すればOKです。

もし、不明点がある場合などは、一企業に一人担当がつくので、その担当者にメールや電話で直接確認ができます。

「この機器は助成金対象なのかな?」「申請方法を詳しく説明してもらいたい」という方は、月に1回ほど説明会が開催されるので、ぜひ参加してみてください。
次回開催日2018年1月22日です。
説明会開催日程

7、交付決定!


3週間~1カ月ほどで結果がでます。
交付決定の結果は電話やメールで連絡があり、その時点で購入してOKです。
その後2日ほどで交付決定通知も届きます。
不安な場合は、通知書を確認してから購入手配したら確実です。

まとめ


ノートPC購入の場合、思いのほか手間取るのが相見積りです。
すでに購入希望の機器名が決まっている場合は、その機器の相見積りが必要で、メーカーや販売代理店の相見積りが必要ですが、どこが販売代理店になっているのか、など調べて
同等の条件で見積りをもらうのは以外と時間がかかります。
また、事前に電話で色々聞きながら不備やもれがないか確認しながら進めたとしても、意外と漏れがあることも多く、申請してすぐに受理されることは少ないようです。
支給決定までの目安は、申請してから1カ月~2カ月くらいをみておくのが良さそうです。
参考:女性の活躍推進等職場環境整備助成金について

上記流れを参考にしていただきながら自分で申請にチャレンジしてみるのもよし、もし時間と手間をかけたくないなら専門家に任せてみるもの良いでしょう。
>助成金の申請を専門家に依頼したい場合はこちら