申請後、採択発表までに「やっておいた方がいいこと」と「必ずやらなきゃならないたった1つのこと」

本年度の第一四半期に公募が行われていた補助金の採択結果が次々に発表され、無事に採択が決定した事業者の方からは安堵の声も聞かれます。今後は採択を受けた計画通りに事業を進めていく事になりますが、事業の実施には期限が設けられている為、毎年一部の事業者は期限内に事業の完了見込みが立たず、自主的に採択の取り下げを行っているそうです。

また、事務局への対応が不十分な為に採択が取り消されてしまったというケースも少なくはない為、ポイントを押さえて適切に対策を行っていく必要があります。補助金の申請には大変な労力と時間が必要になりますので、せっかくの採択が不注意で取り消されてしまうのは非常に残念ですね。

そこで、今回の記事ではそういった事態が起こらない為にはどうすればいいのか、「採択を待つ間にやっておきたい事」「採択を受けた後にやらなければならないこと」という二つのテーマで、申請書類の提出後に推奨したい取り組みを紹介します。

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1.採択を待つ間にやっておいた方がいいこと

①申請内容の確認

補助金制度の交付審査では、評価が高い事業計画を提出した事業者から順に採択の候補となり、公募期間終了後に補助金の予算額に応じて足切りが行われます。省エネ関連の補助金の場合は「補助金額あたりの省エネ効果がどれくらい見込めるのか」というのが最も大きな競争要因で、設備の台数や消費電力の間違いで省エネ効果が低くなっている場合には、交付審査で対象事業の評価が下がってしまう可能性もあります。

不注意で採択を逃してしまわないように、落ち着いたタイミングで提出書類の再確認をし、不備などが見つかった場合には速やかに変更申請を行い修正してしまいましょう。

②業者の選定

公募期間終了から採択の発表までにはおよそ1ヵ月程度の猶予期間があります。設備工事を伴う補助金で要件となっている場合が多い「3者見積り」などは、全社分揃うまでにかなり時間が掛かってしまう事もありますので、このタイミングで必ず済ませましょう。見積もりが揃わず、採択後も工事業者を決めることが出来ない場合には、事業全体にも大幅な遅れが発生してしまいます。

③工事スケジュールの確認/調整

申請対象の事業に関する契約は採択が決定するまで結ぶことが認められないのが一般的ですが、見積りが揃っている状況であれば工事業者の選定などは行う事ができます。※三者見積りの場合は最も価格が低い業者に決定

契約を結ぶ工事業者等が決まっている場合には、導入する設備の在庫状況や納期、必要な工期の確認などを行い、採択決定後のスケジュール調整を事前に済ませてしまいましょう。採択決定後は慌ただしいスケジュールに追われることになりますので、時間に余裕のある申請から採択までの猶予期間を有効に活用していただきたいと思います。

2.採択後に必ずやらなきゃならないたった1つのこと

①採択決定後の事務局からの不備の連絡や修正依頼には、速やかに適切な対応を行う事

採択後に最も重要なことは、事務局からの不備の連絡や修正依頼があった場合に、速やかに適切な対応を行っていくということです。提出された申請書類は事務局の職員のチェックを経て受理されるため、不備や不足がある場合には都度申請者に対しその連絡が行われます。

ところが、申請時の簡易的なチェックでは確認できないような不備が、申請受理後の審査段階で発覚する事もある為、そういった場合は事務局が重大な不備と判断すれば不採択となるものの、修正可能な軽微な不備と判断された場合には採択決定後に申請者に対して修正依頼の連絡が行われます。

②申請受理後に不備が発覚するケース

申請受理後、事務局の審査に入ってから発覚する不備には下記のようなものがあります。

身分証に関する不備
・転居手続きを済ませていない現在の情報と異なる身分証のコピーを添付した
・婚姻などで改姓されているが、旧姓の身分証明書を添付した

書類に関する不備など
・申請時点で設立年月日が未来であった
・個人事業者が自宅住所と事業所の住所を逆に記載してしまった
・開業届が添付されているが、機関の受領印が押印されていない

申請内容に軽微な不備があった場合には、採択発表後に必ず申請者に対し修正依頼の連絡が行われますが、連絡が繋がらずに一定期間が経過してしまった場合などは、事務局はその後の手続きが出来ない為、採択を取り消す事になってしまいます。

補助金の申請は、公募要領や申請の手引を読み込んでも判断に迷うケースが出てくることもあり、専門家が行っても何かしらの修正依頼が来るのが当たり前ですので、採択決定後は事務局からの連絡や修正依頼にはすぐに対応できるようにし、一度も連絡がなく不安に感じるような場合には、こちらから問い合わせて確認してしまっても問題ありません。

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